Trinovo Insights

IT-paradoxen – fulländad teknikstyrning, omogen affärs- och ekonomistyrning

2019-dec-12 14:28:57 / av Trinovo Insights

IT-paradoxen-toppbild2
IT-avdelningar är kända för att behärska komplexa strukturer – en avgörande förmåga för att hantera teknisk komplexitet i företag och organisationer. De flesta IT-avdelningar är fulländade vad gäller teknikstyrning men paradoxalt nog ofta omogna i affärs- och ekonomistyrning av den egna verksamheten som i många fall är av börsbolagsstorlek. Denna Insight lyfter fram några exempel på hur förmågan inom affärs-och ekonomistyrning kan stärkas för att öka styrbarhet, transparens och förtroende från verksamheten.

IT-verksamhetens goda strukturer och styrningskompetens

IT-verksamheter har normalt mycket god struktur- och styrningskompetens och huvuddelen av seminarier, kurser, metoder och certifieringar handlar om:

  • IT-processer/ITIL/Cobit
  • Enterprise Architecture/Togaf
  • Processmodeller
  • Informationsmodeller
  • Projektstyrning/utveckling/förvaltning PPS, PM3, mm.
  • Roller och kompetensstyrning
  • IT KPI/SLA
  • IT-säkerhet och GDPR

Detta är en enormt viktig förmåga som bidrar till att effektivt hantera strukturer som binder ihop företaget över verksamhetsfunktioner och geografier samt på ett ordnat sätt kan styra tekniska förändringar över tid.

IT-verksamheter är dock ofta relativt omogna vad gäller affärs- och ekonomistyrning av IT-organisation och IT-tjänster. Exempel på kritiska styrinstrument:

  • Analys av påverkan från affärs-/verksamhets-/effektivitetskrav är en fundamental komponent i all IT-strategi och planeringsarbete. Här kan även det företaget kommunicerar till kapitalmarknaden (CMD-presentationer) ge bra information om målbild och prioriteringar.
  • Total Cost of Ownership – översikt (TCO) för applikations- och infrastrukturtjänster ger styrbarhet, transparens mot verksamheten och inspiration för effektivisering.
  • Förklarande vattenfall för kostnadsnivåskillnader mellan år 1 och år 2 ger möjlighet att pedagogiskt förklara kostnadspåverkan av förändringar i tjänsteutbud, driftkostnad för nya lanserade system, förändrade verksamhetsvolymer samt effektiviseringsåtgärder. Vår erfarenhet är att många företagsledningar behöver tydlig beskrivning för att förstå och tro på att kostnadsutvecklingen är under kontroll.
  • Pedagogisk arkitekturbild på affärsspråk som förklarar hur systemlandskapet förändras från år 1 till år X inklusive hur TCO påverkas.
  • Benchmarking/benchlearning med input från aktuella effektivitets-KPI:er för viktiga IT-tjänsteområden och erfarenheter av hur liknande företag tänker inom motsvarande områden.
  • Business case för projekt inklusive kvalificerad bedömning av hur drift- och förvaltningskostnaden påverkas.
  • Pedagogisk interndebitering/kostnadsallokering som utgår från verksamhetsperspektiv snarare än fulländad detaljredovisning av IT-förbrukning.
  • Affärs-KPIer som utgår från vad en ledningsgrupp i verksamheten vill veta om IT-förmågan snarare än en redovisning av svårgripbara tekniska prestanda- och kvalitetsindikatorer.

Denna typ av styrinstrument kan med fördel bäras av IT-verksamhetens operativa planer och roadmaps för de olika IT-tjänsteområdena, exempelvis under samordning av en IT-controller funktion.

IT-bild1

 

Förtroendeutmaningar för IT-verksamheten

Omognad vad gäller affärs- och ekonomistyrning av IT-organisation och IT-tjänster riskerar att leda till förtroendeutmaningar för IT-verksamheten:

  • Bristande fokus på förbättringsarbete och effektivisering
  • Svårigheter att skapa samförstånd med affärsverksamheten för kostnadsdrivare och prioriteringar
  • Svårigheter att skapa styrbarhet och överblick för medarbetare och ledning
  • Ofullständiga kostnadsjämförelser med externa alternativ
  • Gap mellan ekonomiavdelningen och IT-avdelningen beträffande ansvar och insikt
  • Onödig tidsåtgång och kvalitetsproblem i budget och prognosarbete

Många IT-verksamheter är stora som börsföretag vilket påkallar hög professionalism. Antag att IT-verksamheten vore en normal produkt/tjänstesäljande verksamhet – skulle man då inte:

     - Ha en affärsplan med integrerade ekonomiska effekter och mål för dessa?
     - Ha tydliga produkt/tjänste-områden med tydliga lönsamhetsansvar och planer?
     - Ha en controllerfunktion som kan verksamheten tillräckligt bra för att vara en aktiv sparringpartner?

IT-bild2

Aktuella erfarenheter från Trinovos projekt inom affärs- och ekonomistyrning:

Affärsstyrning av IT-organisation via tydliga operativa planer för IT-verksamheten och dess delar. Frågor som Vilka är vi, varför finns vi, vad gör vi, nuläge och börläge inkl. affärskrav och ekonomi, roadmap för organisationsutveckling, nyckeltal och styrning.

Affärsstyrning av IT-tjänster via tydliga roadmaps för tjänsteområden med verksamhets- och effektivitetskrav och påverkan på området, nuläge och börläge (system, nytta, ekonomi), trender och lärdomar från andra, roadmap för förändring, nyckeltal och styrning.

IT-controllerförmåga omfattande:

  • Säkerställa effektiv ekonomisk ansvarsfördelning inom IT-verksamheten
  • Dubbelkompetens ekonomi och IT-verksamhet
  • Skapar fungerande IT-ekonomisk styrning med exempelvis TCO
  • Sparring och samtalspartner för:
    • IT-effektivisering
    • Budget- och prognosarbete
    • Lönsamhetskalkyler
    • Prissättning och kostnadsallokering
 
 
Ladda ner artikeln
 
 
Författare
peter-rund
 
Peter Wehlin
Partner
 

 

 
Trinovo Insights

Publicerat av Trinovo Insights

Trinovo Insights bedriver nyhetsbrev med insikter inom IT-management och Retail Finance som utkommer ca 3 gånger per år vardera. Lämna din mailadress så håller vi dig uppdaterad när vi publicerar något nytt. Vi spammar inte, vi lovar.

Håll dig uppdaterad med Trinovo Insights