Trinovo Insights

Lönsamhet: En fråga om nyttoprioritering

2019-feb-05 10:36:10 / av Trinovo Insights

Nyttorealisering3

Förra året skrev vi om hur svenska företag och organisationer varje år förlorar miljarder kronor på grund av utebliven nyttorealisering. Vår erfarenhet är att man behöver omdefiniera bilden av ett lyckat projekt. Fokus i projektstyrning behöver snarare utgå från den nytta man vill uppnå än från hårda projektaspekter så som tid, kostnad och kvalitet.

Nyttoidentifiering och värdering

För att nytta ska kunna vara en central del i projektstyrning och förändringsledning är det avgörande att säkerställa identifiering och värdering av den nytta man vill uppnå:

  •  Vilken är egentligen den verkliga nyttan av en förändring?
  •  Vad är nyttan som ska levereras?
  •  Vilket är nyttolöftet?

Det är också avgörande att nyttoeffekterna såväl är mät- som realiserbara och inte bara uttrycks i allmänna termer.

Nytta tenderar att mätas och uttryckas enbart i rena ekonomiska tal – det ska finnas ett positivt business case. De ekonomiska nyttorna är många gånger lättare att kvantifiera och sätter ofta ramarna för ett projekts budget. De kvalitativa nyttorna beskrivs däremot i många fall bara i allmänna termer i beslutsunderlag och projektdirektiv. Om inte dessa nyttor tydligt definieras och värderas är risken stor att dessa mål aldrig nås.

Kvalitativa nyttor får en allt viktigare roll

Kvalitativa nyttor, i tillägg till de kvantitativa, får en allt viktigare roll inom projektstyrning och prioritering. Inom kategorin kvalitativa nyttor används idag ofta följande viktiga parametrar:

  •  Jämställdhet
  •  Corporate Social Responsibility (CSR)
  •  Miljöpåverkan.

När ett företag exempelvis granskar sina resekostnader utifrån skillnaderna mellan virtuella och fysiska möten (där resor krävs) är det viktigt att inte enbart se till kostnaderna utan även till företagets carbon footprint. Ett aktuellt exempel på detta tankesätt är den beräkningsmodell för vilken William D. Nordhaus 2018 erhöll Sveriges Riksbanks pris i ekonomisk vetenskap till Alfred Nobels minne. Motiveringen löd: ”[…] för att ha integrerat klimatförändringar i långsiktig makroekonomisk analys”.

Nordhaus modell är väl spridd och används för att simulera hur ekonomi och klimat samverkar över tid. Den gör det möjligt att undersöka konsekvenserna av klimatpolitiska styrmedel, till exempel koldioxidskatter, under olika naturvetenskapliga förutsättningar. 

Nyttoprioritering

När nyttorna väl är identifierade och värderade behöver man, för att säkra en önskad styrning, genomföra en nyttoprioritering. Nyttoprioritering är extra viktigt i projekt där många olika typer av intressenter är representerade, med i vissa fall motstridiga uppfattningar. En väg framåt kan vara att gruppera identifierade nyttor efter ett antal olika aspekter/kategorier för att därifrån göra en mer systematisk och övergripande prioritering.

Det är av stor vikt att vara överens om modell för prioriteringen/systematiken för hur prioriteringen ska utföras. Är det en rak linjär/numerär prioritering av ett fåtal nyttor eller en flerdimensionell prioritering av ett antal olika nyttor som ska användas? Hur ska kvalitativa och kvantitativa nyttor relateras till varandra? Här är det bra att ta hjälp av någon oberoende utanför projektet som kan hjälpa till att bedöma hur prioriteringen bäst bör ske.

Vad är viktigast att uppnå? Om leveranser bryts upp utifrån en prioritering om vad som bör levereras för att snabbt skapa nytta, så blir det lättare att justera inriktning för senare leveranser eller till och med avveckla dem under förutsättning att de ej längre är relevanta.

Nyttoprioritering implementeras också med fördel på en övergripande nivå, det vill säga snarare på program- än projektnivå, för att säkerställa leverans av de mest affärskritiska nyttor som identifierats som helhet. Prioriteringen ligger sedan till grund för projektstyrningen och de beslut som fattas i vägvalsfrågor inom projektet. Den bör också styra ordningen av leveranserna om dessa sker stegvis.

Nyttoprioritering nödvändigt i en föränderlig omvärld

Vi lever i en snabbföränderlig värld där många företag och verksamheter i takt med pågående digitalisering tydligt känner av ett ökat förändringstryck. Digitaliseringen har redan inneburit ”game changers” inom flera branscher och flera företag kompletterar sin kärnaffär med nya digitala tjänster/produkter. Då krävs en kontinuerlig omprövning av såväl marknadssyn som affärsmodell vilket påverkar flertalet projekt vars avsedda nytta bör styra prioriteringen.

Nytta utifrån förändrad marknad

Digitaliseringen innebär förändrade konsumtions- och beteendemönster, vilket i sin tur innebär förändrade marknadsvillkor. Företag som kompletterar sin kärnaffär med nya digitala tjänster/produkter behöver ställa sig frågan hur dessa förhåller sig till varandra? Ett vanligt misstag är att anta att dessa båda har samma marknadsförutsättningar. Med en missbedömd marknad, ökar risken för utebliven nytta för digitala tjänster/produkter.

Ovilja att förändra farligt på sikt

Nya digitala tjänster/produkter kräver nästan alltid investering i både teknik och kompetens. Att förändra affärsmodell för ett breddat utbud kräver investering, men många gånger också ett förändrat arbetssätt. När nya digitala tjänster/produkter först på längre sikt visar positiv effekt har de ofta en tendens att bli nedprioriterade eller till och med motarbetade, varpå förändring uteblir.

I en nyligen utförd studie i transportbranschen jämförde vi Bolag A med Bolag B.

Bolag A har ca 95 % av sin försäljning via e-handel. Redan för flera år sedan påbörjade de sin digitaliseringsprocess genom att digitalisera allt från biljettköp och visering till eventuella återköp via kundtjänst.

Bolag B har 15 % av sin biljettförsäljning online, men processen efter inköp hanteras fortfarande i flera steg manuellt.

Resultat: Bolag A når mycket goda resultat online. Detta som ett resultat av framsynt agerande och nyttovärdering i respektive steg. Hos Bolag B är e-handeln däremot endast marginellt lönsam.

Slutsats: Nyttoprioritering under hela förändringsprocessen

Nyttovärderingen och prioriteringen är ett viktigt steg för att styra företagets projektportfölj i rätt riktning. Med en bra överblick över både kvalitativa och kvantitativa nyttor och dess inbördes prioriteringar kan vi öka sannolikheten för att rätt nyttor realiseras.

Trots en bra nyttovärdering måste vi idag också vara beredda på att ett initiativ snabbt kan tappa i relevans och behöva förändras eller läggas ner helt och hållet. Detta innebär, enligt vår mening, att såväl nyttovärdering som nyttoprioritering kontinuerligt ska vara en del av arbetet under förändringsprocessen.

För att vara mer snabbfotad och inte investera för mycket i initiativ som sedan måste läggas ner ser vi att framtiden kommer innebära ett mer agilt förhållningssätt till hur företag driver såväl projekt som förändringsinitiativ. Vi anser inte att företag ska lägga fokus på att hitta den perfekta projektmodellen, däremot måste de snabbt kunna justera projekt för att bibehålla ett flexibelt angreppssätt gentemot framtida ”game changers”.

Har du frågor eller kommentarer?

Kontakta gärna oss på Trinovo med frågor eller kommentarer på denna insight alternativt om ni är intresserade av en projektgranskning ur ett nyttoperspektiv.


Ladda ner artikeln 

 

Författare

Markus-rund  

 

Marcus Åkerlund

marcus.akerlund@trinovo.se
0702-347562

olle_ohlson_web_rund

 

Olle Ohlson

olle.ohlson@trinovo.se
0708-531746

 

Trinovo Insights

Publicerat av Trinovo Insights

Trinovo Insights bedriver nyhetsbrev med insikter inom IT-management och Retail Finance som utkommer ca 3 gånger per år vardera. Lämna din mailadress så håller vi dig uppdaterad när vi publicerar något nytt. Vi spammar inte, vi lovar.

Håll dig uppdaterad med Trinovo Insights