Trinovo Insights

Minimera era förluster med nyttorealisering

2017-dec-12 10:14:09 / av Trinovo Insights

nyttorea-helv.jpg

Varje år förlorar företag miljardbelopp till följd av utebliven nyttorealisering. I den här omfattande texten går vi igenom varför detta sker och berättar dessutom konkret hur ni som företag bör agera för att undvika onödiga tillika kostsamma förluster.

De flesta förändringar i företag drivs i form av projekt. Det kan vara:

  • nyutveckling av produkter eller tjänster
  • effektiviseringsprojekt
  • implementationsprojekt av strategier
  • mjuk/hårdvara
  • m.fl.

Gemensamt för dessa projekt är att de vill uppnå en på förhand definierad nytta, vilken bedöms vara större än insatsen för att skapa nyttan. Men trots att nyttan är målet styrs projekten enbart efter helt andra värden, vanligtvis

  • tid
  • kostnad
  • kvalitet

Dessa mått är viktiga för att säkerställa att nyttan kan realiseras i önskad tid, till önskad kostnad och till önskad kvalitet. Men nyttan i sig måste också vara en central del i projektstyrningen annars kommer effekterna till stor del att utebli, något som de flesta studier pekar på sker.

En grov uppskattning från nedan omnämnda studier är att svenska organisationer endast lyckas realisera hälften av sina förväntade nyttor. Hur skulle det påverka just ditt beslut att starta ett projekt?

Nya undersökningar visar skrämmande siffror

I en studie av PMI & KPMG från 2017 uppger endast 15 % av alla tillfrågade att deras projekt levererat merparten av den förväntade nyttan. I samma studie svarar även 82 % av respondenterna att deras förmåga att arbeta med nyttorealisering är begränsad. Liknande resultat finns även på global nivå där endast 17 % av de tillfrågade, i en omfattande studie av PMI från 2016, ansåg att man hade en hög mognadsgrad inom området nyttorealisering.

Ekonomistyrningsverket publicerade nyligen en rapport (2017) där det framgår att 51 % av de undersökta strategiska IT projekten saknar både plan och ansvarig för nyttorealisering. Ytterligare 15 % hade endast antingen nyttoplan eller nyttoansvarig. I tillägg till detta var det även 51 % av respondenterna som uppgav att de såg en risk, i spannet mellan till hög, att förväntade nyttor inte skulle realiseras. Slutsatserna pekar på att området är mycket eftersatt inom myndighetssfären, och vi antar att detsamma gäller även för den privata sfären.

50 miljarder i utebliven nytta

Detta får stora konsekvenser för företagen. Översätter man ESVs siffror till alla svenska bolag i motsvarande storlek, rör det sig om 50 miljarder kronor per år i utebliven nytta.

Lösningen är nyttorealisering

Nyttorealisering är ett begrepp som ofta diskuterats som lösningen för att tydligare binda ihop verksamhetens strategiska mål med de projekt som ska skapa dess möjliggörare. Som ett resultat av detta har man börjat prata förändringsinsats, snarare än projekt. Detta för att få en helhetssyn som omfamnar arbete efter att projektet avslutats, då förändringssinsats ofta fortlever i linjen. Det finns empiriska studier som tydliggör just detta samband, att nyttorealiseringsmetodik har positiv inverkan på det slutgiltiga strategiska affärsvärdet från projekt (Serra & Kunc, 2015).

Vår uppfattning är att styrning och uppföljning ofta fokuserar på projektaspekter så som tid, kostnad och kvalitet, snarare än de nyttor man vill uppnå.  Detta fenomen uttrycker såväl (Serra & Kunc, 2015) i sin studie och E-delegationen i sin rapport - Vägledning i Nyttorealisering (2014).

Man utvärderar helt enkelt hur bra man är på att leda projekt snarare än hur bra man är på att säkerställa att projektets leveranser har skapat värde för verksamheten.

Tre centrala aspekter av nyttorealisering

Istället för att fastna i diverse försök att hitta den optimala projektmodellen, vill vi på Trinovo lyfta fram tre saker som skapar de förutsättningar som krävs för att en förändringssatsning ska lyckas hämta hem de förväntade nyttorna – oavsett vilken modell man arbetar efter.

  1. Förändra och förankra synen på vad ett lyckat projekt innebär – se till hela förändringinsatsen
  2. Väl underbyggt beslutsunderlag och kontinuerlig uppföljning av nyttolöftet
  3. Nyttolöftet måste in i verksamhetsbudget och dess realiseringsplan ska följas upp i befintliga forum för verksamhetsuppföljning

Nedan går vi igenom varje aspekt, steg för steg.

Aspekt 1: Definiera ett lyckat projekt

En fundamental aspekt för att kunna lyckas med nyttorealisering är att tydliggöra vad ett lyckat projekt är och att förändringsinsatsen inte slutar när projektet gör det.

Förväntad affärsnytta, nyttolöfte, är anledningen till att ett förändringsinitiativ startas, och ska därför också vara ett av de avgörande kriterierna för att bedöma om ett projekt är lyckat eller inte. Detta betyder inte att de klassiska projektaspekterna såsom kostnad, tid och kvalité inte är av vikt, utan att detta måste kompletteras med realiserad affärsnytta.

infographic-1-trinovo-helv_infogr-trinovo-nytto-1.jpg

E-delegationens rapport, Vägledning i Nyttorealisering (2014), sammanfattar på ett bra sätt våra tankar kring vad som karaktäriserar ett lyckat projekt: ”Det som gör ett projekt lyckat är när dess resultat har lett till de mätbara förbättringar som avsågs. Alltså när nyttan med förändringen är realiserad”. Detta innebär att man måste ha en helhetssyn som täcker in den period där nyttorna ska realiseras, se figur nedan.

nytto-2-vit-helv-01.jpg

Genomförande, realiserings- och förändringsperiod, modifierad bild från E-delegationens rapport Vägledning i Nyttorealisering, 2014.

Realisering sker efter slutfört projekt

Realiseringsperioden för nyttor sker ofta efter att projektet har avslutats, även om det kan finnas överlapp. Det innebär att det efter avslutat projekt, i regel finns mycket arbete kvar sett till hela förändringsinsatsen. Under denna period kanske till och med det viktigaste arbetet sker. Det är ju slutligen ofta ett förändrat beteende, eller arbetssätt som skapar värde, inte ett nytt IT-system som sådant. Därför är det viktigt att det finns personer som är ansvariga för att realisera nyttan när projektet avslutats. Det måste helt enkelt finnas individer som inte bara tar emot projektets leveranser, utan också startar arbetet med realiseringen av dess nyttor. En smidig process förutsätter att personerna i fråga har insikt i projektet samt att det finns en tydlig plan för hur nyttorna ska realiseras.

Aspekt 2: Väl underbyggt beslutsunderlag och kontinuerlig uppdatering av nyttolöftet

Givet att bilden av ett lyckat projekt är att nyttolöftet realiseras, borde det falla sig naturligt att det ligger ett ansvar på projektet och dess förberedelser att skapa de förutsättningar som behövs för att lyckas med nyttorealiseringen. Det innebär empelvis att man tar höjd för resurser och kostnader relaterade till förändringsledning, organisation och processer, då det oftast är ett förändrat beteende som skapar nytta. Utöver detta är det viktigt att ha tillgång till realistiskt Business Case med korrekt värderade nyttor.

nytto-3-gra-upd-01.jpg

Orealistiska målsättningar ett problem

I de fall som den kalkylerade affärsnyttan (nyttolöfte) är orealistisk, den vänstra stapeln i figuren ovan, går det inte att uppnå nyttolöftet oavsett hur bra man är på att arbeta med nyttorealisering. Ett viktigt steg för att verifiera den kalkylerade affärsnyttan är som nämnt tidigare att utse en ansvarig för realisering av respektive nytta i verksamheten. Om nyttan är övervärderad är det inte troligt att personen kommer att ta på sig ansvaret och således bör man se över sina antaganden och kalkyleringar.

Stänga ner projektet tidigt

Det gäller att hitta en balans mellan risknivå för nyttolöftet och förstudiens omfattning, vilket sker genom att fokusera på de nyttor som utgör majoriteten av Business Caset. Med denna metodik, är det förstås otroligt viktigt att ha en kontinuerlig uppdatering och justering av nyttolöftet under projektets genomförande, det vill säga att styra på nytta och Business Case. Visar det sig att den kalkylerade affärsnyttan inte var lika stor som förväntat och kostnaderna omotiverade, finns det starka skäl att stänga ner projektet. Men detta kräver ett stort mod från styrgruppen och projektledningen.

Aspekt 3: In med nyttolöftet i verksamhetsbudgeten

Naturligtvis räcker det inte med att ha nått konsensus gällande vad ett lyckat projekt är och utgå från ett realistiskt Business Case. På samma sätt som kostnad, tid och kvalitet mäts och följs upp inom projektets ramar behövs detsamma göras för realiseringen av nyttor.

Detta betyder att nyttolöftet ska hanteras i verksamhetsbudget samt att realiseringens utveckling blir en del av verksamhetsuppföljningen. Detta gäller för såväl intäkter som kostnader. Här menar vi att projekt som förväntas leda till ökade intäkter genom kundtillväxt ska återspegla denna kundtillväxt i ansvarigs budget, liksom att kostnadsbesparingar inte ska ligga i ett separat program utan omedelbart hamna i relevant budget. Således säkerställer man att nyttor inte fastnar i projektet, utan istället blir en del av verksamheten och förutsätts bidra till de etablerade uppföljningsrapporterna.

Ett annat sätt att presentera detta är att tydliggöra att nyttan ska brytas ner i KPI:er som följs upp inom de ordinarie rapporteringsvägarna och inte i något separat forum. På detta vis integreras nyttorealiseringen i verksamhetens befintliga styrprocesser.

Sammanfattningsvis

Genom att ge nyttorealiseringen rimligt fokus genom hela förändringsinstansen kan ni öka den andel av nyttolöftet som realiseras. Ni kommer därigenom att få en tydligare koppling mellan projektens leveranser och era verksamhetsmål. Således säkerställer ni att projekten levererar utlovad affärsnytta.

Ladda ner white paper utan kostnad

Ladda gärna ner detta material och dela med dig till intresserade. Hör av dig om du vill diskutera ämnet närmare.

 

Ladda ner sammanfattande white paper

 

RundOhlsson.jpg

Olle Ohlson
olle.ohlson@trinovo.se
0708-53 17 46

RundScheidman.jpg

Therese Scheidmann
therese.scheidmann@trinovo.se
0702-22 23 51

 

Trinovo Insights

Publicerat av Trinovo Insights

Trinovo Insights bedriver nyhetsbrev med insikter inom IT-management och Retail Finance som utkommer ca 3 gånger per år vardera. Lämna din mailadress så håller vi dig uppdaterad när vi publicerar något nytt. Vi spammar inte, vi lovar.

Prenumerera på våra publiceringar